Recursos para utilizar vídeo y telepresencia en su organización

Descargue e imprima una herramienta de navegación útil.

Sí. Antes de la llamada, su imagen se mostrará en la pantalla. Asegúrese de aparecer visible dentro del cuadro, de que la iluminación de la sala sea la adecuada y de que no haya distracciones de fondo. Una vez iniciada la llamada, puede utilizar el botón Picture-in-Picture (Imagen en imagen) para ver la imagen.

Compruebe los ajustes de volumen del control remoto (o el PC) y, si es necesario, modifíquelos. Además, asegúrese de que la función de Silencio no está activada al empezar la conferencia. Con la tecnología actual, no es necesario gritar ni hablar a un nivel alto. Así pues, hable con un tono de voz normal e intente limitar las conversaciones secundarias y mover papeles cerca del micrófono.

Pida a los participantes de las otras ubicaciones que activen la función de Silencio cuando no estén hablando. (El botón de silencio es un elemento fundamental de la reunión.) Cuando pregunte algo, deje unos segundos para responder, ya que pueden estar desactivando el botón de silencio para que los puedan escuchar.

Con el software Polycom People + Content IP, puede enviar contenido desde su pantalla a los participantes a través de la red. (Descargue el software gratuito.) Inicie la aplicación, introduzca la dirección IP o H.323 de su sistema de videoconferencias (por ejemplo: 172.19.22.163) y haga clic en el botón "Play" (Reproducir) púrpura de la aplicación. El contenido de su PC se mostrará a todos los participantes. Nota: es posible que desee desactivar previamente cualquier ventana emergente de mensajes instantáneos o aplicaciones de correo electrónico. Como copia de seguridad para reuniones periódicas, puede enviar por correo electrónico una copia del contenido a los participantes de la reunión antes de la conferencia.

Al principio puede parecer raro, pero al dirigirse a una audiencia amplia, mire directamente a la lente de la cámara; no a las caras de la pantalla. De esta manera, los participantes de la reunión percibirán que les está mirando directamente y se implicarán más. Además, asegúrese de que el fondo sea sencillo y sin obstáculos para que los interlocutores puedan centrarse en el contenido, no en las distracciones.

En llamadas entre varios participantes, se recomienda recurrir a un puente de videoconferencias que utilicen todos los participantes para poder verse y escucharse. El concepto es similar a un puente de audioconferencia con la dimensión añadida de la comunicación visual. Algunos sistemas de videoconferencias incorporan capacidad para varios participantes (consulte a su administrador del sistema para saber si dispone de esta opción), lo que permite a un pequeño número de sitios participar con sólo pulsar el botón de marcación durante una llamada e introducir el número del sitio remoto.

En general, 'telepresencia' es un término utilizado para describir la comunicación visual en sistemas de vídeo de alta definición (HD), desde escritorios hasta salas completamente inmersivas. "Videoconferencia" se refiere a sistemas de vídeo no HD tradicionales. Los sistemas HD se están adoptando cada vez más, por lo que la telepresencia se está convirtiendo en el término predeterminado para describir interacciones de vídeo en tiempo real.

Recuerde que se encuentra ante la cámara, así que no haga nada que no quiera que vean los demás. Actúe como si los interlocutores se encontraran en su misma habitación. Evite inclinar la silla, golpear la mesa o hacer ruido cerca del micrófono. Hable con el tono de voz normal e intente evitar conversaciones secundarias cuando estén hablando los interlocutores del otro lado. Silenciar el micrófono cuando no se está hablando resulta muy útil.

Sí. Además de nuestros sistemas inmersivos y de sala, Polycom dispone de una aplicación de cliente de software de vídeo para PC denominada "CMA Desktop". Consulte al departamento de TI sobre cómo cargarlo en el sistema para uso remoto o en oficina doméstica.

La reducción de los gastos derivados de los viajes es una de las ventajas más directas, pero muchas organizaciones utilizan también colaboración en tiempo real para disminuir los gastos relacionados con costes generales de los empleados, formación corporativa, entrevistas y contratación y gestión de proyectos. Conozca ejemplos del mundo real aquí y ahora. De media, el aprovechamiento de los sistemas de telepresencia y vídeo por parte de las organizaciones puede:

• Ahorrar un 30% en gastos de viajes
• Reducir el tiempo de comercialización de productos y servicios nuevos más de un 24%
• Reducir el tiempo de inactividad en un 27%
• Ahorrar un 25% en formación de empleados
• Disminuir los tiempos de contratación en un 19%
• Reducir los costes de ventas en un 24%

Para obtener más información sobre justificación de gastos, haga clic aquí.

Interfaces más sencillas y usuarios más técnicos han facilitado más que nunca la creación de una ‘cultura de colaboración’. Sin embargo, para conseguir todas las ventajas empresariales, operativas y financieras de la comunicación visual, se requiere la diligencia de un líder de servicios de vídeo oficial o no oficial. En general, se suelen seguir cinco normas al intentar informar sobre la necesidad de adoptar sistemas de conferencias de vídeo en las organizaciones:

1. Identificar y recurrir a expertos de vídeo internos (en todas las ubicaciones)
2. Garantizar experiencias positivas en sistemas y entornos
3. 'Lanzar' y promocionar los sistemas de videoconferencias
4. Formar a los usuarios sobre aplicaciones y valor (no productos)
5. Realizar un seguimiento del progreso y solicitar opiniones a los usuarios

Para encontrar más información sobre el aumento de la adopción, haga clic aquí.

Aunque las organizaciones pueden encontrarse geográficamente lejos de sus compañeros, clientes y socios, ya no es necesario viajar para trabajar de manera eficaz. Las soluciones colaborativas permiten a equipos remotos reunirse en cualquier momento y desde cualquier lugar. Los viajes de negocios se reducen, así como las emisiones de carbono y, por consiguiente, todos ganamos.

Vea este ejemplo: cada vez que dos personas se reúnen por vídeo en lugar de tener que viajar, entre Los Ángeles y Nueva York, por ejemplo, ahorran una cantidad de emisiones de carbono equivalente a retirar de la carretera durante todo un año un automóvil.* (Fuente: Conservation International)

Haga clic aquí para obtener más información sobre la reducción de emisiones de CO2 y la responsabilidad medioambiental de Polycom.